Backup für Microsoft 365

Haben Sie die Kontrolle über Ihre Microsoft 365-Daten?
Wissen Sie, ob und wo Ihre Daten gesichert werden?

Immer wieder wird Microsoft die Verantwortung zugeschrieben, was tatsächlich in der des Nutzers liegt: die Sicherung und langfristige Aufbewahrung von M365-Daten. Zwischen der von Microsoft gewährleisteten Sicherung und Wiederherstellbarkeit und dem, was der Nutzer tatsächlich benötigt, klafft eine Lücke.

Microsoft übernimmt tatsächlich in vielen Aspekten die Verantwortung und bietet seinen Kunden damit auch einen beachtlichen Service. Doch im Fokus steht dort die Verwaltung der Microsoft 365-Infrastruktur und das Sicherstellen der vereinbarten Dienstverfügbarkeit. Worum Sie sich kümmern müssen, sind Ihre Daten. Der Irrglaube, Microsoft erstelle vollständige Backups von den Daten seiner Nutzer, ist weitverbreitet und kann geschäftsschädigende Folgen haben. Es gilt also, sich der eigenen Verantwortung in dieser Hinsicht bewusst zu werden.

Am Ende ist es an Ihnen, dafür zu sorgen, dass Sie jederzeit auf Ihre Exchange Online-, SharePoint Online-, OneDrive for Business- und Microsoft-Teams-Daten zugreifen können und die Kontrolle über diese behalten.

Microsoft kümmert sich um die Infrasturkur, aber für die Daten bleibt der Kunde verantwortlich.

Schaubild Infrastruktur Microsoft

Facts

Backup

  • Ein Backup ist das Kopieren vorhandener Daten.
  • Diese Kopie wird dabei an anderen Speicherort als die ursprünglichen Daten hinterlegt.

Georedundanz

  • schützt vor Standort- oder Hardwareausfällen
Löschung

1. Löschung

Wenn Sie einen Nutzer löschen, ob absichtlich oder aus Versehen, wird diese Änderung auf das gesamte Netzwerk angewendet. Die private SharePoint-Website des Nutzers und seine OneDrive-Daten werden gelöscht.

Beachten Sie, dass Microsoft 365 zwei Arten der Löschung kennt: die vorläufige und die unwiderrufliche. Unter das vorläufige Löschen fällt beispielsweise das Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“.

Aufbewahrung

2. Aufbewahrung

Ähnlich wie beim vorläufigen und unwiderruflichen Löschen bietet M365 nur beschränkte Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Für seine Postfachobjekte bietet Microsoft keine Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt an. Im Katastrophenfall ist also eine Backup-Lösung erforderlich, um die Daten auf einen spezifischen Stand kurz vorher zurückzusetzen und einen grösseren Datenverlust zu verhindern.

interne Risiken

3. interne Risiken

Das Risiko sind oft auch die eigenen Mitarbeiter, die in böswilliger Absicht oder einfach unvorsichtig handeln.

Der Zugriff auf Dateien und Kontaktdaten geht durch viele Hände, da fehlt manchmal der Überblick, wer wozu berechtigt ist. Werden wichtige Daten gelöscht, kann Microsoft nicht wissen, ob dies durch einen regulären Nutzer geschieht oder jemanden, der die Kündigung erhalten hat und vor seinem Ausscheiden noch Ärger machen will.

externe Risiken

4. externe Risiken

Schadsoftware und Viren wie Ransomware haben weltweit schon so einige Unternehmen schwer geschädigt. Nicht nur der Ruf der betroffenen Organisation ist dann in Gefahr, sondern auch Interna und Kundendaten.

Externe Bedrohungen werden vorranging über E-Mails und deren Anhänge eingeschleust, und das mitunter trotz sorgfältiger Schulung der Mitarbeiter. Die Methoden werden immer raffinierter, und die präparierten Nachrichten wirken oft täuschend echt.

Rechtliches

5. Rechtliches

Im Rahmen von Rechtsprozessen kann es mitunter nötig sein, bestimmte E-Mails, Dateien und andere Arten von Daten vorzuweisen. Für genau diesen Fall bietet Microsoft die „Aufbewahrung für juristische Zwecke“.

Allerdings handelt es sich dabei nicht um eine solide Backup-Lösung, auf die Sie sich im juristischen Ernstfall blind verlassen können. Wenn Sie zum Beispiel versehentlich einen Nutzer löschen, wird auch dessen Postfach, private SharePoint-Website und OneDrive-Konto aus der Aufbewahrung gelöscht.

Umstellung auf M365

6. Umstellung auf M365

Unternehmen und Organisationen, die von einem lokalen Exchange-System auf Microsoft 365 Exchange Online umsteigen, benötigen dafür in der Regel einen gewissen Übergangszeitraum. Solche hybriden E-Mail-Deployments sind häufig anzutreffen, stellen jedoch zusätzliche Anforderungen an die Verwaltung.

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